Profese facility manažera je ve světě stále více vyhledávána. V zahraničních univerzitách existují katedry facility managementu s renomovanými profesory a docenty, které v některých zemích produkují až 2.000 odborně vzdělaných facility manažerů ročně. V naší zemi žádná katedra neexistuje a výuka facility managementu je velice sporadická. Omezuje se pouze na ojedinělé předměty zaměřené na problematiku facility managementu. V komerční sféře pak existuje pouze jedna oficiální rekvalifikace akreditovaná MŠMT (o ní na konci tohoto příspěvku).
Co je facility management?
Převážná většina dotázaných obvykle odpoví, že přesně nevědí, ale že by to mělo být něco spojeného se správou budov. Tato odpověď má historické kořeny a je ve své podstatě správná, avšak zcela nevystihující dnešní vnímání oboru facility management (dále též FM). První zmínky o tomto oboru nalezneme v USA v sedmdesátých letech minulého století. V té době byl facility management skutečně spojován převážně s provozem a správou budov (obecně prostor). Do Evropy dorazil na přelomu století a nejdříve se rozvinul ve Velké Británii, Holandsku a severských zemích. Nejaktivnější byli facility manažeři v Holandsku, kteří iniciovali vznik svého národního standardu, později EU standardu[1] a konečně významně spolupracovali při tvorbě globálního ISO standardu řízení FM podpory[2].
Původní vnímání facility managementu jako systému správy budov a souvisejících služeb (údržba, úklidy a ostraha) se postupem let, zejména aktivitou Holanďanů a facility manažerů severských zemí, rozvinul do dnešní podoby integrovaného (jednotného) řízení široké škály podpůrných služeb v organizacích (přeneseně „zázemí společností“). Definici a terminologii FM oboru naleznete v odborném FM slovníku zde. Stručné vysvětlení významu oboru i širších souvislostí si lze poslechnout na krátkých YouTube video nahrávkách.
Pro současný facility management je charakteristické jednotné řízení více podpůrných služeb. V praxi to znamená, že systém řízení je veden jedním facility manažerem organizace, který sjednocuje formu dokumentace, smluv a financí, zavádí jednotnou terminologii a standardy. V současnosti je nejčastější formou zajištění nákup od externího poskytovatele (či poskytovatelů), obdobně však lze zajistit FM služby i interně (tzv. in-house), výhodně lze obě formy kombinovat.
Kdo je facility manažer?
Předně musíme rozlišovat facility manažera odběratelské organizace (klienta) a facility manažera poskytovatelské společnosti, tj. dodavatele FM služeb. Poskytovatelský facility manažer je klasický řídící pracovník, jehož základní činností (produktem) je dodávka FM služeb, a proto se nejedná o typické řízení FM podpory, ale o řízení základního podnikání společnosti. Ačkoliv jeho náplň práce je velice podobná „klientskému“ facility manažerovi, jedná se o klasické manažerské úkony vedení společnosti, a proto jeho činnost nebudeme v tomto příspěvku rozebírat.
Pro rozvoj facility managementu je stěžejní kvalitní „interní“ facility manažer na straně odběratele. Jeho základním cílem je „vyladit“ prostředí v organizaci tak, aby jak organizace, tak i jednotliví pracovníci či organizační celky měli optimální pracovní prostředí, a byly pro ně zajištěny podpůrné služby, které jsou pro výkon jejich práce, ale i pro pocit příjemného a udržitelného prostředí nezbytné či žádoucí. Facility manažer proto musí vycházet ze strategie organizace, musí rozumět „výrobním“ cílům své společnosti a chápat cíle, kterých má být dosaženo. Tyto vstupní parametry mu specifikují DYNAMICKÉ POTŘEBY na zajištění „zázemí“, které mají jak jednotliví pracovníci, tak i organizace jako celek či jako jednotlivé její složky. V grafické definici facility managementu (tzv. 5P), která je zobrazena v obrázku na úvod tohoto příspěvku, na ně navazuje 5 základních oblastí, které specifikují obor. Pod pojmem „Procesy“ jsou zde myšleny FM služby, které je potřeba nejdříve vyspecifikovat, dále objednat či zařídit a finálně řídit, resp. kontrolovat (mluvíme o kvalitě služeb). „Prostory“ zde představují původní a dodnes stěžejní komponent facility managementu, kterým je pracoviště (kancelář, dílna, pole atd.). Facility manažer má zařídit a nastavit takové pracovní prostředí, které vyhovuje jak provozně, bezpečnostně, zdravotně a hygienicky, tak i esteticky, sociálně a psychologicky. Pracoviště musí podporovat efektivitu práce a tím zvyšovat produktivitu organizace. „Planeta“ zde symbolizuje udržitelnost, tj. ekologické aspekty pracovního prostředí (obecně jakéhokoliv prostředí o které se facility manažer stará – sportoviště, rekreační prostory apod.). Pojem „Prosperita“ (někdy též „Peníze“) určuje ekonomické mantinely facility manažera. Ten musí vždy vnímat, že jakékoliv prostředky použije, tyto musí vždy vést ke konečné přidané hodnotě organizace jako celku. V této oblasti je ukryt nejčastější prohřešek vedení organizací, které si facility management mylně propojují s nutností za každou cenu ušetřit. Vhodná investice (do kvalitního pracovníka, vhodného software, efektivní technologie, či optimálnější formy řízení) může v konečném důsledku přinést podstatně vyšší přínosy než prosté šetření. V centru všeho je však „Pracovník“ (člověk), který je zde vnímán ve dvou rovinách. Předně jako zákazník facility managementu, pro kterého je třeba vytvořit optimální podmínky. Jako druhou rovinu je třeba vnímat skutečnost, že facility management (FM služby) vykonávají lidé, proto je facility management typickým zástupcem průmyslu, který je obdobně jako B2B či B2C označován zkratkou H2H (Humen to Humen = lidé lidem či lidé pro lidi). Obecně tento obor nazýváme SLUŽBY, v našem případě se však jedná specificky o podpůrné služby v rámci organizace. Ve schématu se dále objevují ještě další entity, jakými jsou „Globalizace“, díky níž se facility management v naší zemi začíná prosazovat a dále „Technologie“, která výrazně ovlivňuje FM obor obdobně jako celé naše hospodářství. Schéma je ukončeno již dříve zmíněnou „Přidanou hodnotou“, která je v našem případě zaměřena na přínosy FM služeb základní činnosti organizace či jedince. Neměříme zde například, či stravování bylo na úrovni „zážitkové gastronomie“, zde záleží na tom, aby zaměstnanec se nasytil tak, aby byl následně schopen nejlépe vykonávat svoji práci a při tom, aby strava byla pozitivně vnímána (nesmí být po obědě ani přesycen, nesmí přejedením usínat, ale nesmí mít ani hlad). Každá FM služba proto musí být optimálně vyladěna tak, aby organizace měla z jejich aplikace finální přínos.
Moderní forma zajištění facility managementu
Všechny moderní trendy FM oboru zmiňují INTEGRACI, jako cíl facility management řízení. Co si pod tímto pojmem představit? Historicky se služby, které nyní prezentujeme jako FM služby, zajišťovaly jednotlivě. Důvody byly dva. Předně na trhu byly převážně specializovaní poskytovatelé služeb (údržby, ostrahy, úklidů, stravování atd.), kteří zajišťovali pouze svou specifickou službu. Současně to bylo i pro odběratele „pohodlnější“. Jednotlivé služby byly vybírány ve výběrových cyklech podle individuální potřeby, výběrová řízení byla jednodušší a na první pohled přehlednější. V konkrétním případě konzultační činnosti autora bylo u jedné společnosti uzavřeno 140 samostatných smluv na FM služby v 10 výrobních závodech. Tyto smlouvy nebyly sjednoceny, každá byla jinak konstruována. Představa jednotného řízení pak byla pouhá fikce, řízení se zredukovalo na „sledování nákladů“ a hašení vzniklých problémů. Jednotlivé služby zde zajišťovalo téměř 100 různých dodavatelů! Protože se jednalo o globální společnost, která integraci FM služeb již zavedla v jiných státech, připravila projekt sjednocení řízení facility managementu i v ČR. Výsledkem byla jedna integrovaná smlouva na několik FM služeb (v prvním cyklu ne na všechny) pro 10 stěžejních výrobních závodů.
Z realizovaného projektu, a tento již není ojedinělý, bylo získáno několik poznatků. Předně se velice rychle dostavily úspory (což přivítalo vedení společnosti), dále se sjednotila evidence majetků (zejména technická), sjednotily se systémy řízení FM služeb, které do té doby byly rozdílné napříč organizací, zavedly se nástroje na sledování kvality FM služeb a uplatňováním postihů za nekvalitu se zvýšila úroveň služeb. Integrací řízení a zavedením počítačové podpory se zjednodušilo řízení a uvolnily se kapacity na snadnější plánování (včetně zpětného hodnocení).
Přechod od neintegrovaného systému do jednotné formy řízení (nejlépe v souladu s ISO 41000) bývá nesnadný a je určitou revolucí ve společnosti. Po prvním smluvním cyklu spolupráce s integrovaným FM poskytovatelem(-li) je již další fáze snazší díky získaným zkušenostem z jednotného řízení i ze sebraných dat.
Jaké má kompetence a povinnosti má facility manažer?
Facility manažer (mějme nyní na mysli manažera na straně odběratele) je zodpovědný za nastavení, přípravu, zajištění, sledování a vyhodnocení široké palety FM služeb. Pokud bychom měly vyjmenovat jeho kompetence, pak by je bylo možno sestavit do 11 oblastí:
- Komunikace
- Příslušný facility manažer je schopen řídit/dohlížet na vývoj a používání plánu FM komunikací.
- Příslušný facility manažer je schopen připravit a předat zprávy, které napomohou dosažení zamýšleného výsledku.
- Havarijní připravenost a udržitelnost
- Příslušný facility manažer je schopen plánovat, řídit/kontrolovat a podporovat program havarijní připravenosti celé organizace (v současnosti např. pandemickou připravenost a její případné zvládání).
- Příslušný facility manažer je schopen plánovat, řídit/kontrolovat a podporovat program kontinuity podnikání celé organizace.
- Environmentální zajištění a udržitelnost
- Příslušný facility manažer je schopen plánovat, řídit/kontrolovat a dozorovat úsilí celé organizace k ochraně životního prostředí.
- Příslušný facility manažer je schopen řídit/dohlížet na závazek udržitelnosti vybudovaného i přírodního prostředí celé organizace.
- Finance a podnikání
- Příslušný facility manažer je schopen řídit/dohlížet na finanční zajištění provozu a rozvoje nemovitostí a zařízení v organizaci.
- Příslušný facility manažer je schopen spravovat a řídit/dohlížet na finance spojené s FM smlouvami.
- Příslušný facility manažer je schopen spravovat zadávání veřejných zakázek a zúčtování postupů.
- Lidské faktory
- Příslušný facility manažer je schopen navrhnout a zavést postupy, které podporují výkon a cíle celé organizace.
- Příslušný facility manažer je schopen navrhnout a zavést postupy, které podporují výkon nemovitostí, zařízení a vybavení organizace.
- Vedení a strategie
- Příslušný facility manažer je schopen vést objekty (nemovitosti) organizace.
- Příslušný facility manažer je schopen zajistit jemu příslušející vedení tak, aby bylo zajištěn chod celé organizace.
- Příslušný facility manažer je schopen strategicky plánovat podporu organizace.
- Provoz a údržba
- Příslušný facility manažer je schopen posoudit stav nemovitostí a zařízení.
- Příslušný facility manažer je schopen řídit/dohlížet na provoz nemovitostí, zařízení a činnosti údržby.
- Příslušný facility manažer je schopen řídit/dohlížet zajištění FM služeb (např. parkování, úklidové služby, stravovací služby, recepce, řízení helpdesku, bezpečnosti a ochrany a dalších FM služeb).
- Příslušný facility manažer je schopen řídit/dohlížet na proces uzavírání smluv na údržbu a ostatní FM služby.
- Příslušný facility manažer je schopen vyvinout, doporučit a řídit/dohlížet na provozní požadavky plánování interní pohody (řízení teploty, osvětlení, náhradní vybavení a tak dále).
- Project management
- Příslušný facility manažer je schopen plánovat projekty.
- Příslušný facility manažer je schopen řídit/dohlížet na zajištění projektů.
- Příslušný facility manažer je schopen vyhodnocovat ukončené projekty a doporučit další rozvoj a opatření.
- Kvalita
- Příslušný facility manažer je schopen rozvíjet a řídit/dohlížet na vytváření a používání standardů a norem pro příslušné nemovitosti a zařízení v organizaci.
- Příslušný facility manažer je schopen měřit kvalitu poskytovaných služeb.
- Příslušný facility manažer je schopen řídit/dohlížet na zlepšení pracovních procesů.
- Příslušný facility manažer je schopen zajistit a kontrolovat soulad s nařízeními předpisů, politik a norem.
- Nemovitosti a jejich správa
- Příslušný facility manažer je schopen vyvinout a implementovat hlavní plán správy a užití nemovitostí.
- Příslušný facility manažer je schopen řídit/dohlížet na správu nemovitostí a majetku.
- Technologie
- Příslušný facility manažer je schopen plánovat, řídit a spravovat / dohlížet na FM zajištění obchodních a provozních technologií.
Z výčtu kompetencí je patrné, že facility manažer je řídící pozice na strategické úrovni organizace (částečně i taktické), který vedení společnosti garantuje vysokou úroveň zajištění „zázemí“. Díky tomu umožňuje organizaci dosáhnout vyšší produktivitu a tím i významnější zisky a pozici na trhu. Pokud však facility manažer má pouze provozní kompetence, pak toto není schopen zajistit a doopravdy se může soustředit pouze na minimalizaci nákladů, což je dnes bohužel velice obvyklý trend. Ve vyspělých zemích jsou facility manažeři zařazováni do představenstev společností, což vyvolalo potřebu nalézt příslušnou zkratku pozice, kterou je CWO (Chief Workplace Officers).
Kde nalézt kvalitního facility manažera v ČR?
Jak již bylo výše uvedeno, v ČR neexistuje ucelená výuka na našich univerzitách. Zájemce o FM tak může vystudovat tento obor v zahraničí (ve většině vyspělých zemí již tento obor běžně vyučují), nebo se musí „doškolit“ vlastními silami. Pokud hledají facility manažera jednotlivé organizace (nyní se zaměřujeme zejména na klientské, tj. odběratelské), pak si musí svého stávajícího správce majetku, administrativního manažera či jiného manažera služeb „přeškolit“ na facility manažera. Od roku 2008 již probíhá rekvalifikační vzdělávání manažerů v oboru facility management akreditované MŠMT, ve kterém bylo do roku 2020 certifikováno přes 450 odborníků. Potěšitelné je, že původní skladba posluchačů byla převážně z FM poskytovatelských (tj. dodavatelských) firem, v současnosti mezi posluchači výrazně převažují pracovníci odběratelských (klientských) organizací. Bohužel je mezi posluchači mizivé procento pracovníků ve veřejné a státní sféře. Bližší informace o rekvalifikaci naleznete na stránkách společnosti FM Institute, respektive přímo na stránkách nabízejících nejbližší rekvalifikační kurzy.
[1] ČSN EN 15221 – Facility management (část 1–7, dnes platné části 3–7), od roku 2008
[2] ČSN EN ISO 41000 – Systém řízení facility managementu (současně platné 4 části jsou stále doplňovány), od roku 2017