Abstrakt
Facility management existuje jako samostatný obor již od 70. let minulého století. Do Evropy se dostal koncem minulého století a v České republice můžeme jeho příchod datovat vznikem pobočky mezinárodní asociace IFMA v roce 2000. Dodnes však odborná i laická veřejnost tento obor přehlížejí. Otázka je proč a jak tento trend změnit?
ÚVOD
V počátcích historie existence facility managementu v České republice (dále i FM) byl obsah oboru značně užší, než ho vnímáme dnes. FM byl pojímán jako správa budov, v lepším případě jako správa majetku. Objektem zájmu FM byla nemovitost (budova nebo pozemek) a základním úkolem byla údržba a provoz. FM se proto zajímal o oblast údržby staveb a technologií, o úklidy a ostrahu, občas o správu energií a zdrojů. Ostatní oblasti FM v té době nevnímal.
Rozvoj FM
Původní vnímání oboru, které zapříčinilo pohled na obor jako na čistě provozně technickou operativu a tím i tlak na čisté úspory, se postupně začal měnit s přípravou a zaváděním standardu EN 15221. Tato první evropská norma facility managementu již pojímala obor holisticky jako systém integrovaného řízení komplexu podpůrných služeb v organizacích. Tím se otevřela cesta pro tzv. „měkké služby“, které v pojetí „majetku“ nebylo kam zařadit. EN 15221 byla ještě zaměřena zejména na třídění, popisy a takticko-provozní úroveň řízení, to se však zásadně změnilo uvedením celosvětové normy ISO 41000, která již klade důraz na skutečný komplexní systém řízení od strategické fáze přípravy a zavádění FM do organizace. To sice bylo obsaženo i v původní EN 15221, avšak nebylo to tak jednoznačně vyprofilováno jako v ISO 41000. Uvedením globální ISO normy se završila „inicializační fáze“ vzniku oboru facility management.
Jak naše společnost přijala facility management?
V původní fázi (počátkem tohoto století) byl facility management zcela neznámým pojmem. Činnost facility manažerů byla spojována se „správci budov“ a jako taková byla zcela přehlížená. Správci byli technicko-hospodářští pracovníci, v našem případě více techničtí než ekonomičtí. Jejich úkolem bylo opravovat rozbitá zařízení a drobné stavební poruchy, zajistit úklid a odečítat spotřeby energií. Pro vedení organizací se jedná o nejnižší složku, kterou vlastně ani nevnímá. Obdobně proto vnímalo i obor facility management, tzn. tento obor pro ně neexistoval. V této době nemusíme rozlišovat ani veřejný a soukromý sektor, protože v obou oblastech byl přístup identický.
Koncem prvního desetiletí tohoto století však začal „tlak“ nadnárodních společností, které facility management již měly implementován ve svých organizačních strukturách a jejich pobočky v naší zemi FM postrádaly. HR manažeři se často snažili najmout odborníky pro svoje lokální pobočky, avšak žádná vysoká škola obor nevyučovala (až na jednotlivé předměty toto platí dodnes). Ani jiná forma vzdělávání až do roku 2008 u nás neexistovala. V tomto roce byli proškoleni první certifikovaní manažeři v oboru facility management v akreditovaném rekvalifikačním kurzu FM Institute (v prvních třech letech ještě pod společností Hein Consulting). Tato rekvalifikace již zakládala svoji odbornost na nově implementované EN 15221, později inovované globální normou ISO 41000. Kurz je určen odborníkům z praxe, avšak občas si rekvalifikací prošli i čerství absolventi ČVUT FSv. Tak se i v ČR začali objevovat odborníci s alespoň základní znalostí o oboru.
Ani vznik a působení rekvalifikačního kurzu (k dnešku je v ČR rekvalifikováno bezmála 450 manažerů v oboru facility management) však nepomohl zvrátit původní představu o oboru facility management. Pro laickou veřejnost je FM pouze nápis na autech, která občas potkají, pro většinu odborné veřejnosti je pak FM oborem „správy budov“. Dodnes se nepodařilo změnit vnímání tohoto oboru z technického na „řídící“ obor. Navíc se těžiště FM přesunulo z oblasti správy majetku na oblast řízení širšího portfolia podpůrných služeb. Pokud si tyto služby (např. podle EN 15221-4) rozdělíme do dvou hlavních kategorií, pak se jedná o tzv. tvrdé a měkké služby. Dnes již víme, že ony tvrdé služby (služby pro podporu prostor a infrastruktury) jsou základním blokem, který stabilizuje FM a bez jehož kvalitního zajištění FM nemá schopnost fungovat, avšak našimi klienty jsou více vnímány měkké služby (služby pro lidi a organizaci). Právě tyto služby posouvají obor od zaměření na úspory k vnímání přínosu v produktivitě každého jedince v organizaci. Skutečným cílem FM je vytvořit takové podmínky, aby se jedinec, a to na jakékoliv pozici v organizaci, mohl soustředit na svoji hlavní činnost a ostatní podpůrné procesy pro něj zajišťovali profesionálové ve své oblasti, což jsou jednotlivé složky facility managementu. Obrazně řečeno, filtr ve vzduchotechnice musí být vyměněn včas, avšak pracovník v organizaci to vůbec nevnímá (to je onen fundament FM, který musí být perfektně zvládnut). Pokud však pracovníkovi v této organizaci nabídnete příjemnější pracoviště, kvalitnější občerstvení, lépe zorganizované poradní prostory či pohodlnou odpočinkovou zónu, toho si okamžitě všimne, velice pozitivně to přijme a v konečném důsledku mu to umožní pracovat lépe a efektivněji.
Kde tedy udělal facility manažer chybu?
Pokud jsme si všechno takto vyložili, proč vedení společností nevnímá skutečný přínos facility managementu? Předně je to proto, že to ještě neví. My sami jsme mu to ještě neřekli. Stále se prezentujeme jako špičkoví energetici, technologové, prezentujeme vysoce chytré budovy, které umíme řídit, prezentujeme, jak levněji a efektivněji umíme uklízet, jak levněji ostrážíme jejich majetek a jaksi zapomínáme, že se po našich zádech šplhají jiní, kteří pak slíznou smetanu za nás. Energetickou úsporu převzali odborníci na „udržitelné certifikace budov“, evidenci a organizaci majetku a služeb přebírají odborníci na BIM (viz. termín Building Information Management), optimalizaci a zajištění příjemných pracovišť řeší nové hnutí WellBeeing atd. Přitom všechny tyto oblasti jsou součástí facility managementu a FM profesionálové je umí řešit, a co více, řeší je integrovaně a komplexně a ne pouze vytrženě z konceptu.
Možná, že právě v tom je náš problém. Facility manažeři řeší celý obrovský integrovaný komplex podpůrných služeb a bohužel tím částečně přejímají i některé kompetence tradičních manažerů (například personalistů, ICT, účetních atd.). Komplexnost celého FM většina vedení organizací zatím vůbec nevnímá, někteří dotčení manažeři z jiných oborů se cítí ohroženi (i když to vůbec není pravda, protože FM nabízí spíše pomoc v okrajových oblastech těchto oborů a vůbec nechce přebírat jejich stěžejní kompetence). Dalším důvodem nesnadnosti prosadit se na trhu je dnešní zaměření manažerů na rychlý přínos v co možná nejužší oblasti s minimálním počátečním úsilím. To je přesně to, co je pro facility management nerealizovatelné. Sám to pozoruji ve své osobní praxi konzultanta. Pokud nabídnete technický audit zařízení, pak máte velkou naději zakázku získat. Pokud však přijdete s konceptem opatření, které by zajistilo, aby tyto technologie byly sledovány průběžně, aby spolu s nimi byly jednotně řízeny a postupně rozšiřovány i ostatní FM služby, narazíte na absolutní zeď nezájmu. Předně je vám vysvětleno, že toto vše již v organizaci funguje (i když víte, že nefunguje) a dále vám je vysvětleno, že zatím „nenazrál čas“ toto řešit. Takovéto zakázky jsem skoro vždy získal pouze u organizací, které k tomu byly „přesvědčeny“ mateřskou základnou v zahraničí a velice často jsem byl osloven díky svým zahraničním kontaktům. Lokální organizace toto zatím neřeší vůbec, anebo pouze okrajově.
Chyba je asi v tom, jak se sami prezentujeme, jak svůj obor nabízíme. Chyba je asi i na mé straně, protože předpokládám „osvícený“ pohled managementů organizací, které však nechtějí riskovat „velký neúspěch“ a tak postupují pouze po „malých krůčcích“.
Jak dál?
Sám už nevím. Přes dvacet let se snažím náš obor prosadit. Velká většina mých kolegů také hledá, jak obor odprezentovat tak, abychom byli alespoň přiměřeně vnímáni. Jedna cesta je postupovat v malých krocích a čekat, až EU bude FM aktivněji prosazovat. To je cesta zbabělosti a ztratíme mnoho času. Druhá cesta je cesta sebeprezentace. V dnešním světě vám nikdo nic zadarmo nedá. Musíme si proto své místo obhájit sami. Měli bychom razit alespoň některá společná tvrzení:
“Samozřejmě vám nalezneme úspory, ale naším cílem je vyšší produktivita vaší/naší organizace.”
“Vaši/naši zaměstnanci si zaslouží, aby pro ně někdo zajišťoval interní služby (aby se staral o jejich drobné provozní problémy). Ušetří jim čas, nervy a potíže a oni pak budou produktivnější.”
“Váš/náš majetek nemůžeme spravovat pouze pomocí e-mailů a excelových tabulek. Na trhu dnes existují vysoce kvalitní programy, které tuto činnost a s ní i řízení mnohých služeb vysoce zefektivní.”
“Příjemné prostředí není výsadou, ale podmínkou pro kvalitnější výkony vašich/našich zaměstnanců.”
“Zajištění BOZP, PO a OŽP není otázka plnění zákonů a nařízení. Je to právo zaměstnance na jeho bezpečí a je nezbytné, aby tyto principy byly automaticky zapracovány i do těch nejdrobnějších procesů a služeb.”
“FM je schopno nejen připravit organizaci na havarijní situace, ale pružně a efektivně na ně reagovat (viz situace COVID-19 a požadované zajištění dezinfekce, sociálních distancí na pracovištích, ochranných prostředků, údržby v době opuštěných prostor, zabezpečení vstupu rizikových osob atd.). Pokud by organizace měla pandemické plány, jarní krize by byla zvládnuta mnohem snadněji. Jak je organizace připravena na povodně, vichřice, extrémní sucho? To vše je možno připravit ve spolupráci s FM, nebo pod patronací našeho oboru.”
Určitě vás napadnou i další argumenty, jak náš obor prosadit. Prosím vás všechny, nenechávejte si je pro sebe. Piště články, atakujte novináře (ti chtějí zejména čísla a přehled hrozeb), komunikujte s úřady (to je ještě zcela „nepolíbená“ oblast). Hlavně nemávněte rukou, že „nějak bylo, nějak bude“. Vždycky nějak bude, ale ať je pro FM líp!
Autor: Ing. Ondřej Štrup, IFMA Fellow
Příspěvek byl původně publikován na 18. vědecko-odborné konferenci „Facility management 2020“ pořádané sdružením SSTP v září 2020 ve Vysokých Tatrách.
