Rizika spojená s facility managementem

Obor facility management je velice mladou profesí.

Mnozí nevnímají komplexnost a přínosnost tohoto oboru.

Tato stránka proto přináší pohled na rizika, kterým lze kvalitním řízením facility managementu předejít a nebo naopak.

Pokud přemýšlíte o fungování podpory ve vaší organizaci, tj. zejména o správě majetku (budov a pozemků), administrativním zázemí a systému služeb pro zaměstnance a organizaci, pak by vám měl následující přehled rizik napovědět, jak dalece funkční a efektivní podpora ve vaší organizaci funguje. 

Pokud si nebudete jisti s kvalitou podpory, doporučujeme vám objednat si audit systému řízení facility management služeb (rádi vám poradíme na kontatních adresách), případně vám doporučujeme vyslat vašeho facility manažera (správce majetku, správce budov, administrativního manažera, energetika, správce autoprovozu atd.) na naše rekvalifikační školení, resp. na některé vybrané semináře/webináře dle nabídky.

Podrobnější specifikaci těchto rizik naleznete v publikaci “Základy facility managementu”, Ondřeje Štrupa a Ilony Štěpničkové, na stranách 194 – 209. Publikaci pořídíte na tomto odkaze.

  • Rizika spojená s implementací

    Zavádění moderní formy řízení facility managementu

    Riziko konzervativního vedení
    Riziko podcenění projektu FM implementace
    Riziko nízké podpory ve vedení organizace
    Riziko podcenění strategické fáze FM implementace
    Riziko podcenění organizace a začlenění FM služeb
    Riziko chybného formy zajištění (in-house versus outsourcing)
    Riziko špatně připraveného výběrového řízení
    Riziko špatně připraveného výběrového řízení ve veřejné správě
    Riziko nízké ceny
    Riziko špatně připravené smluvní dokumentace
    Riziko chybného výběru výherce výběrového řízení
    Riziko nedostatečného převzetí služby
    Riziko nevyjasněného přechodu do provozní fáze

  • Riziko chybné nebo neúplné dokumentace

    Dokumentce a evidence majetku a FM služeb jsou velice často neúplné či neaktuální

    Neúplná a neaktuální evidence majetku.
    Chybějící, neúplný či neaktuální pasport ploch (místností, objektů, pozemků).
    Chybějící, neúplná či neaktuální pasport technických zařízení a vybavení.
    Chybějící, neúplná či neaktuální evidence požadavků na provedení FM služeb.
    Chybějící, neúplné či neaktuální registry pravidelných kontrol, zásahů a úkonů.
    Chybějící, resp. uživatelsky nekomfortní help desk (požadavkový systém).

  • Riziko nízké kvality

    FM služba musí být dojednána s přesným vymezením požadované kvality

    Ve smlouvě na FM služby chybí specifikace požadované kvality (KPI/CPI).
    Specifikace KPI/CPI není spojena s pokutami/penalizacemi.
    Pokuty/penalizace nejsou vyvážené.
    Pokuty/penalizace nejsou uplatňovány.

  • Rizika spojené s provozem

    Dobře implementovaný FM systém může být následně špatně řízen

    Riziko extrémně „puntičkářského“ manažera
    Riziko nízké kompetence/pravomocí facility manažera na straně klienta
    Riziko podceňování FM pracovníků
    Riziko rozhraní mezi FM správcovskou a výrobní údržbou
    Riziko chybné či nedostatečné komunikace
    Riziko nekvalitního provedení demobilizační fáze

  • Riziko nedostatečného vybavení či ústroje poskytovatele

    FM klient musí kontolovat výkon svého FM provozovatele (dodavatele)

    Odpovídá vybavení a vystrojení FM poskytovatele požadavkům uvedeným v podepsané smlouvě?
    Vystupují zaměstnanci FM poskytovatele v souladu se smlouvou a s obecně respekovanými pravidly?

  • Rizika spojené s financemi

    Plánování a sledováni investičních a provozních nákladů

    Provozně nákladné služby vlivem neuváženého projektu
    Pokuty a postihy za nedodržení legislativy a nařízení
    Ekonomické dopady z nedodržení smluv a chybného plánování

  • Bezpečnostní rizika

    Bezpečnostní rizika jsou vždy a všude

    Riziko nekvalitního BOZP a PO
    Riziko ICT bezpečnosti (fungování a přístupu k datům)
    Riziko GDPR a ochrany dat
    Riziko sociálního aspektu na pracovištích
    Riziko hygienické až pandemické
    Riziko mimořádné události

  • Riziko nedostatečné udržitelnosti

    Udržitelnost řízení FM služeb se dostává stále více do popředí.

    Organizace netřídí odpady, resp. nenakládá s odpady v souladu s principy udržitelnosti.
    Neefektivní nakládání s vodou, resp. chybějící interní předpisy na šetření s vodou.
    Nezohlednění uplatnění cílů OSN ze Summitu OSN 25. září 2015 v New Yorku.
    Chybějící příprava na zavedení přístupů financování ESG (“Nefinančního reportingu”).
    Podcenění vlivu interního prostředí na výkon zaměstnanců (CO2, hluk, osvětlení, teplo, proudění atd.)

.