Nový díl o standardizaci řízení se zabývá tím provotním v tomto orocesu což je FM strategie a politika. Dlohodobý koncept řízení správy majetku a podpůrných služeb musí být srozumitelný, provázený se strategií a politikou organizace (core business) a musí být konzistentní a bez významných a nezpochybnitelných změn podmínek i dlouhodbě neměnný.

Více se dovíte na tomto videu z dílny Work Group 4 (WG4) ISO TC 267 https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6955590468554416128/

V úterý 28. 9. 2022 proběhl diskuzní panel k problematice zákona č. 250/2021 Sb. Hlavní přednášející Ing. Milan Moravec a paní Ing. Olga Vaňková z Inspektorátu práce pro Prahu měli nesnadnou úlohu seznámit nás se zákonem (platí od roku 2021), ale zejména s jeho pěti prováděcími předpisy, které vláda odsouhlasila před necelým týdnem, a které doposud nevyšly ve sbírce zákonů. Celý zákon vstupuje do účinnosti od 1. 7. 2022. Museli proto čerpat z materiálů pro přípravu těchto předpisů a hlavně ze zkušeností zkušených inspektorů. Podle ohlasu 39 on-line připojených a 20 prezenčně přítomných posluchačů byli přednášející velice pozitivně hodnoceni, v průběhu padlo mnoho dotazů a rozvinula se zajímavá diskuze. Nesestříhaný záznam celé akce naleznete na tomto odkaze.

Pro ty, které toto téma zajímá, připravujeme s přednášejícícmi “Desatero podle zákona č. 250/2021 Sb.”, které bude vyhlášeno koncem prázdnin, nebo začátkem školního roku. 8. srpna 2022 je již v nabídce “Desatero prevence rizik v oblasti BOZP a PO” (přednášející paní Marie Homolková), které již bude zohledňovat i nové podmínky zákona 250/2021. Registrovat se můžete na tomto odkaze.  Celou nabídku nejbližších aktivit FM Institute naleznete zde.

Komise CŽV ČKAIT na svém zasedání 16. 6. 2022 posoudila předložené akce FM Institute k akreditaci, odsouhlasila je a přidělila kreditní body. Jedná se konkrétně o podzimní rekvalifikační kurz manažera v oboru facility management (akreditovaný MŠMT) s přidělenými 3 kreditními body a dále semináře/webináře “ Standardy pracoviště; Pravidla stěhování; Návrh dislokace kanceláří (workshop)“, Úklid a čištění; Odpadové hospodářství a Technická správa majetku; Údržba technologií budov; Stavební údržba, kterým byl jednotlivě přidělen 1 kreditní bod. Máme radost, že naše vzdělávání bylo zařazeno do celoživotního vzdělávávání techniků a inženýrů ve stavebnictví se kterými náš obor úzce souvisí.

Vzdělávací společnost FM Institute se rozhodla založit novou řadou seminářů/webinářů. Mají společný název “Desatero FM”. Jejich společným cílem je zaměření na konkrétní aktivity nebo profese, kterých je v oblasti facility managementu mnoho. Oproti rekvalifikaci, která je zaměřena na komplexní přehled facility manažera a prokazuje mu tuto schopnost akreditovaným certifikátem, jsou  semináře/webináře Desatera FM zaměřeny na taktické a provozní otázky konkrétní oblasti. Na webu FM institute je založena nová záložka, kde bude nabídka těchto akcí uváděna.  V první fázi jsou nabízeny dvě akce “Desatero SW správy FM služeb a Facility managementu (jednodenní seminář/webinář)” a “Desatero převzetí bytové nemovitosti do správy od developera (dopolední seminář/webinář)”.

Připravovány jsou již další aktivity:

  • Desatero facility manažera
  • Desatero prevence rizik v oblasti BOZP a PO
  • Desatero BOZP podle nového zákona 250/2021 Sb.
  • Desatero manažera ostrahy
  • Desatero správce budovy/areálu
  • Desatero údržbáře
  • Desatero odpadového hospodáře
  • Desatero BIM v praxi provozovatele
  • atd.

Zásadou těchto přednášek je desatero bodů, které jsou pro danou oblast stěžejní. Toto desatero bude i osnovou přednášek. 

Těšíme se, že se Desatera FM stanou součástí výuky a podstatně rozšíří vzdělávací nabídky pro facility manažery na našem trhu.

FM Institute navázal užší spolupráci se společností Sousedé.cz, která provozuje stejnojmený web zaměřený na podporu výborů SVJ, správců, správcovských firem a vlastníků bytových jednotek. Tato oblast je v ČR ve facility management profesi zatím podceňována. Jedná se o sice obsahově méně komplikovanou oblast, avšak svým rozsahem a zejména mezilidskými vztahy značně významnou skupinou služeb. Na Slovensku je správa bytů a bytových domů vázanou odborností s povinností certifikace správců či správcovských firem. V ČR v této oblasti působí dlouhodoběji asociace ARK, přesto je stále co dohánět. Věříme, že spolu se Sousedi.cz a zejména s její jednatelkou paní Zlatou Botero Vaškovou nalezneme formu, jak rozšířit vzdělávací podporu v této oblasti.

Když v roce 1991 skončilo funkční období předsedkyně představenstva asociace IFMA Christine (Neldon) Tobinové, byla požádána, aby vedla výbor, jehož úkolem bylo najít způsob, jak ocenit a současně povzbudit pokračující zapojení členů IFMA. Nejaktivnější a průkopnické členy – mnohostranné lídry, kteří dobrovolně věnovali svůj čas a odborné znalosti jako učitelé, autoři, řečníci, mentoři a poradci ostatním profesionálům v odvětví facility managementu.

“Podívali jsme se na to, co dělají jiné organizace, abychom rozpoznali jednotlivce, kteří významně přispěli a dlouhodobě se zavázali svým sdružením a odvětvím,” řekla Tobin”. Zjistili jsme, že programy Fellowship mají velkou prestiž, nejenže uctívají předchozí léta služby a úspěchy člověka, ale také podporují pokračování osvědčeného vůdce. Poradenství a aktivní úsilí o dosažení cílů organizace a obohacení životů těch, které zastupuje.” V roce 1992 udělila asociace titul IFMA Fellow založený na sedmi pilířích profese facility managementu, bez jejichž obětavosti, vize a tvrdé práce, by ani IFMA, ani dnešní globální FM průmysl neexistoval. V roce 1979 Herman Millerův Institut facility managementu vyslal Davida L. Armstronga, člena IFMA, do mnoha významných amerických společností, aby vzdělával profesionály, kteří nevěděli, že jsou facility manažeři. Představil model lidí, míst a procesů (3P), a ukázal, jak se každý může zapojit, aby spolu vytvořili obor facility management. Pokračoval v propagaci oboru a po mnoho let instruoval jednotlivce a podniky. V květnu 1980 uspořádal první IFMA prezident George W. Graves, IFMA Fellow ve své kanceláři v Houstonu v Texasu v USA setkání, s cílem prodiskutovat rozšíření asociace. Jakmile se pozvaní posadili kolem konferenčního stolu, zamkl dveře a řekl: “Nikdo neodejde, dokud to neuděláme.”  On a jeho žena Joan byli neúnavnými příznivci IFMA až do své smrti v roce 2015. První mezinárodní člen IFMA James W. Chambers, IFMA Fellow vytvořil v roce 1982 první mezinárodní pobočku v Torontu v Kanadě, která nejen rozšířila povědomí o FM, ale také přiměla National Facility Management asociaci (NFMA) ke změně svého názvu na International Facility Management Association (IFMA). Chambers byl nápomocen při organizaci první mezinárodní konference a výstavy IFMA, která se konala v Torontu. Redaktorka časopisu Facilities and Design Management Anne Fallucchi, IFMA Fellow přispěla inteligentními a podnětnými články o oboru a stala se významným mezinárodním hlasem FM oboru. V době, kdy v oboru dominovali muži, byla Falluchi průkopnickou členkou správní rady IFMA (1984) a byla první ženskou členkou IFMA Fellow. Jakub M. Hickey, CFM, IFMA Fellow pomohl vytvořit IFMA sponzorství a každoroční výstavu, čímž získal finanční prostředky potřebné k náboru IFMA zaměstnanců na plný úvazek. Vzdělával své zákazníky a další dodavatele o hodnotě facility managementu. S jeho povzbuzením další společnosti vysílaly své odborníky, aby se stali členy místních poboček. Dlouholetí aktivní členové představenstva a též IFMA prezidenti, Edmond P. Rondeau, AIA, CFM, IFMA Fellow a David G. Cotts, P.E., CFM, IFMA Fellow byli úspěšnými pedagogovy, kteří významně přispěli prvním vzdělávacím programům IFMA, byli plodní spisovatelé, jsou spoluautory knih o facility managementu, včetně jejich knihy z roku 2004, “The Facility Manager’s Guide to Finance and Budgeting”, která se dodnes používá jako učebnice v mnoha univerzitách v USA. Cotts vyučoval na Univerzitě George Masona a Rondeau byl v roce 1990 prvním předsedou správní rady nadace IFMA. “Dopad těchto jedinců nelze shrnout do jediného odstavce. Každý z nich věnoval roky oddané služby, výjimečně přispěl k FM profesi a založil asociaci, která vede a podporuje její pokrok” řekl Tobin.

Zdroj: WWW.IFMA.ORG/FMJ | LISTOPAD/PROSINEC 2021 STRANA 108

Od 26. běhu rekvalifikace facility manažerů nabízí FM Institute možnost připojení se k jednotlivým seminářům i virtuální formou prostřednictvím MS Teams. V praxi to znamená, že posluchači rekvalifikace, kteří mají v souladu s akreditací MŠMT povinnou prezenční výuku mohou být doplněni dalšími posluchači jak prezenčně přímou účastí na výuce v posluchárně, tak i připojením se ze svých PC doma či na pracovišti prostřednictvím MS Teams. Registraci lze realizovat na www.fminstitute.cz na záložce Vzdělávání/Semináře, resp. Vzdělávání/Webináře.

První seminář touto formou proběhl ve středu 29. 9. 2021 a zúčastnilo se ho 14 posluchačů v sále a 6 účastníků připojených formou webináře. V tomto případě byli všichni ze Slovenska, nejvzdálenější účastník se připojil z Košic. Tento formát umožnil užší spolupráci sesterských společností FM Institute v ČR a FM Institute Slovakia.

Připojení prostřednictvím MS Teams nepřicházejí virtuální účastníci o žádnou z možností komunikovat s lektory či s prezenčními účastníky. Jakýkoliv dotaz vzdáleného posluchače slyší z reprosoustav všichni v sále, a naopak pomocí mikrofonů, které používají i účastníci v posluchárně slyší dotazy i ti, kdo jsou virtuálně připojeni. Díky kameře jsou navíc vtaženi do sálu a mohou sledovat výklad přednášejícího, případně i diskusi v posluchárně.

Věříme, že kromě negativ pandemického období jsme nalezli i pozitiva ve schopnosti kvalitněji využívat virtuální formy komunikace. Nyní nastává období, kdy můžeme každý zvolit formu účasti, která nám nejvíc vyhovuje. Věříme, že zejména těm, kteří to mají do Prahy daleko, nabídne FM Institute možnost účasti na seminářích, které doposud byly obtížně dosažitelné.

Ve středu 18. 8. 2021 proběhl další webinář o “Základech facility managementu“. Tento 4hodinový online webinář je postavený na základech úvodního dne rekvalifikačního kurzu facility manažera, v zhuštěné formě seznamuje posluchače s celou oblastí moderního přístupu k podpůrným službám v organizacích (facility management službám). Přednáška seznamuje s obsahem a významem základních facility management standardů (EN 15221 a ISO 41000), tyto standardy provazuje s jejich uplatněním do praxe. Přednáška je dále doplněna informacemi o možných formách počítačové podpory, o nových trendech v přístupu k problematice facility managemntu. Podle vyjádření posluchačů webinář zcela spolnil jejich očekávání. Pro další potenciální zájemce o tento webinář je jeho další opakování vyhlášeno na středu 22. 9. 2021. Registrovat se můžete na https://www.fminstitute.cz/produkt/zaklady-fm/.

Pro odborníky,  kteří mají zájem o komplexní vzdělávání a následnou certifikaci manažera v oboru facility management je připraven 15denní rekvalifikační kurz, který začíná ve středu 29. 9. 2021. Registrovat se na tento kurz můžete na https://www.fminstitute.cz/produkt/rk-fm-podzimni-termin/.

Profese facility manažera je ve světě stále více vyhledávána. V zahraničních univerzitách existují katedry facility managementu s renomovanými profesory a docenty, které v některých zemích produkují až 2.000 odborně vzdělaných facility manažerů ročně. V naší zemi žádná katedra neexistuje a výuka facility managementu je velice sporadická. Omezuje se pouze na ojedinělé předměty zaměřené na problematiku facility managementu. V komerční sféře pak existuje pouze jedna oficiální rekvalifikace akreditovaná MŠMT (o ní na konci tohoto příspěvku).

Co je facility management?

Převážná většina dotázaných obvykle odpoví, že přesně nevědí, ale že by to mělo být něco spojeného se správou budov. Tato odpověď má historické kořeny a je ve své podstatě správná, avšak zcela nevystihující dnešní vnímání oboru facility management (dále též FM). První zmínky o tomto oboru nalezneme v USA v sedmdesátých letech minulého století. V té době byl facility management skutečně spojován převážně s provozem a správou budov (obecně prostor). Do Evropy dorazil na přelomu století a nejdříve se rozvinul ve Velké Británii, Holandsku a severských zemích. Nejaktivnější byli facility manažeři v Holandsku, kteří iniciovali vznik svého národního standardu, později EU standardu[1] a konečně významně spolupracovali při tvorbě globálního ISO standardu řízení FM podpory[2].

Původní vnímání facility managementu jako systému správy budov a souvisejících služeb (údržba, úklidy a ostraha) se postupem let, zejména aktivitou Holanďanů a facility manažerů severských zemí, rozvinul do dnešní podoby integrovaného (jednotného) řízení široké škály podpůrných služeb v organizacích (přeneseně „zázemí společností“). Definici a terminologii FM oboru naleznete v odborném FM slovníku zde. Stručné vysvětlení významu oboru i širších souvislostí si lze poslechnout na krátkých YouTube video nahrávkách.

Pro současný facility management je charakteristické jednotné řízení více podpůrných služeb. V praxi to znamená, že systém řízení je veden jedním facility manažerem organizace, který sjednocuje formu dokumentace, smluv a financí, zavádí jednotnou terminologii a standardy. V současnosti je nejčastější formou zajištění nákup od externího poskytovatele (či poskytovatelů), obdobně však lze zajistit FM služby i interně (tzv. in-house), výhodně lze obě formy kombinovat.

Kdo je facility manažer?

Předně musíme rozlišovat facility manažera odběratelské organizace (klienta) a facility manažera poskytovatelské společnosti, tj. dodavatele FM služeb. Poskytovatelský facility manažer je klasický řídící pracovník, jehož základní činností (produktem) je dodávka FM služeb, a proto se nejedná o typické řízení FM podpory, ale o řízení základního podnikání společnosti. Ačkoliv jeho náplň práce je velice podobná „klientskému“ facility manažerovi, jedná se o klasické manažerské úkony vedení společnosti, a proto jeho činnost nebudeme v tomto příspěvku rozebírat.

Pro rozvoj facility managementu je stěžejní kvalitní „interní“ facility manažer na straně odběratele. Jeho základním cílem je „vyladit“ prostředí v organizaci tak, aby jak organizace, tak i jednotliví pracovníci či organizační celky měli optimální pracovní prostředí, a byly pro ně zajištěny podpůrné služby, které jsou pro výkon jejich práce, ale i pro pocit příjemného a udržitelného prostředí nezbytné či žádoucí. Facility manažer proto musí vycházet ze strategie organizace, musí rozumět „výrobním“ cílům své společnosti a chápat cíle, kterých má být dosaženo. Tyto vstupní parametry mu specifikují DYNAMICKÉ POTŘEBY na zajištění „zázemí“, které mají jak jednotliví pracovníci, tak i organizace jako celek či jako jednotlivé její složky. V grafické definici facility managementu (tzv. 5P), která je zobrazena v obrázku na úvod tohoto příspěvku, na ně navazuje 5 základních oblastí, které specifikují obor. Pod pojmem „Procesy“ jsou zde myšleny FM služby, které je potřeba nejdříve vyspecifikovat, dále objednat či zařídit a finálně řídit, resp. kontrolovat (mluvíme o kvalitě služeb). „Prostory“ zde představují původní a dodnes stěžejní komponent facility managementu, kterým je pracoviště (kancelář, dílna, pole atd.). Facility manažer má zařídit a nastavit takové pracovní prostředí, které vyhovuje jak provozně, bezpečnostně, zdravotně a hygienicky, tak i esteticky, sociálně a psychologicky. Pracoviště musí podporovat efektivitu práce a tím zvyšovat produktivitu organizace. „Planeta“ zde symbolizuje udržitelnost, tj. ekologické aspekty pracovního prostředí (obecně jakéhokoliv prostředí o které se facility manažer stará – sportoviště, rekreační prostory apod.). Pojem „Prosperita“ (někdy též „Peníze“) určuje ekonomické mantinely facility manažera. Ten musí vždy vnímat, že jakékoliv prostředky použije, tyto musí vždy vést ke konečné přidané hodnotě organizace jako celku. V této oblasti je ukryt nejčastější prohřešek vedení organizací, které si facility management mylně propojují s nutností za každou cenu ušetřit. Vhodná investice (do kvalitního pracovníka, vhodného software, efektivní technologie, či optimálnější formy řízení) může v konečném důsledku přinést podstatně vyšší přínosy než prosté šetření. V centru všeho je však „Pracovník“ (člověk), který je zde vnímán ve dvou rovinách. Předně jako zákazník facility managementu, pro kterého je třeba vytvořit optimální podmínky. Jako druhou rovinu je třeba vnímat skutečnost, že facility management (FM služby) vykonávají lidé, proto je facility management typickým zástupcem průmyslu, který je obdobně jako B2B či B2C označován zkratkou H2H (Humen to Humen = lidé lidem či lidé pro lidi). Obecně tento obor nazýváme SLUŽBY, v našem případě se však jedná specificky o podpůrné služby v rámci organizace. Ve schématu se dále objevují ještě další entity, jakými jsou „Globalizace“, díky níž se facility management v naší zemi začíná prosazovat a dále „Technologie“, která výrazně ovlivňuje FM obor obdobně jako celé naše hospodářství. Schéma je ukončeno již dříve zmíněnou „Přidanou hodnotou“, která je v našem případě zaměřena na přínosy FM služeb základní činnosti organizace či jedince. Neměříme zde například, či stravování bylo na úrovni „zážitkové gastronomie“, zde záleží na tom, aby zaměstnanec se nasytil tak, aby byl následně schopen nejlépe vykonávat svoji práci a při tom, aby strava byla pozitivně vnímána (nesmí být po obědě ani přesycen, nesmí přejedením usínat, ale nesmí mít ani hlad). Každá FM služba proto musí být optimálně vyladěna tak, aby organizace měla z jejich aplikace finální přínos.

Moderní forma zajištění facility managementu

Všechny moderní trendy FM oboru zmiňují INTEGRACI, jako cíl facility management řízení. Co si pod tímto pojmem představit? Historicky se služby, které nyní prezentujeme jako FM služby, zajišťovaly jednotlivě. Důvody byly dva. Předně na trhu byly převážně specializovaní poskytovatelé služeb (údržby, ostrahy, úklidů, stravování atd.), kteří zajišťovali pouze svou specifickou službu. Současně to bylo i pro odběratele „pohodlnější“. Jednotlivé služby byly vybírány ve výběrových cyklech podle individuální potřeby, výběrová řízení byla jednodušší a na první pohled přehlednější. V konkrétním případě konzultační činnosti autora bylo u jedné společnosti uzavřeno 140 samostatných smluv na FM služby v 10 výrobních závodech. Tyto smlouvy nebyly sjednoceny, každá byla jinak konstruována. Představa jednotného řízení pak byla pouhá fikce, řízení se zredukovalo na „sledování nákladů“ a hašení vzniklých problémů. Jednotlivé služby zde zajišťovalo téměř 100 různých dodavatelů! Protože se jednalo o globální společnost, která integraci FM služeb již zavedla v jiných státech, připravila projekt sjednocení řízení facility managementu i v ČR. Výsledkem byla jedna integrovaná smlouva na několik FM služeb (v prvním cyklu ne na všechny) pro 10 stěžejních výrobních závodů.

Z realizovaného projektu, a tento již není ojedinělý, bylo získáno několik poznatků. Předně se velice rychle dostavily úspory (což přivítalo vedení společnosti), dále se sjednotila evidence majetků (zejména technická), sjednotily se systémy řízení FM služeb, které do té doby byly rozdílné napříč organizací, zavedly se nástroje na sledování kvality FM služeb a uplatňováním postihů za nekvalitu se zvýšila úroveň služeb. Integrací řízení a zavedením počítačové podpory se zjednodušilo řízení a uvolnily se kapacity na snadnější plánování (včetně zpětného hodnocení).

Přechod od neintegrovaného systému do jednotné formy řízení (nejlépe v souladu s ISO 41000) bývá nesnadný a je určitou revolucí ve společnosti. Po prvním smluvním cyklu spolupráce s integrovaným FM poskytovatelem(-li) je již další fáze snazší díky získaným zkušenostem z jednotného řízení i ze sebraných dat.

Jaké má kompetence a povinnosti má facility manažer?

Facility manažer (mějme nyní na mysli manažera na straně odběratele) je zodpovědný za nastavení, přípravu, zajištění, sledování a vyhodnocení široké palety FM služeb. Pokud bychom měly vyjmenovat jeho kompetence, pak by je bylo možno sestavit do 11 oblastí:

  1. Komunikace
  • Příslušný facility manažer je schopen řídit/dohlížet na vývoj a používání plánu FM komunikací.
  • Příslušný facility manažer je schopen připravit a předat zprávy, které napomohou dosažení zamýšleného výsledku.
  1. Havarijní připravenost a udržitelnost
  • Příslušný facility manažer je schopen plánovat, řídit/kontrolovat a podporovat program havarijní připravenosti celé organizace (v současnosti např. pandemickou připravenost a její případné zvládání).
  • Příslušný facility manažer je schopen plánovat, řídit/kontrolovat a podporovat program kontinuity podnikání celé organizace.
  1. Environmentální zajištění a udržitelnost
  • Příslušný facility manažer je schopen plánovat, řídit/kontrolovat a dozorovat úsilí celé organizace k ochraně životního prostředí.
  • Příslušný facility manažer je schopen řídit/dohlížet na závazek udržitelnosti vybudovaného i přírodního prostředí celé organizace.
  1. Finance a podnikání
  • Příslušný facility manažer je schopen řídit/dohlížet na finanční zajištění provozu a rozvoje nemovitostí a zařízení v organizaci.
  • Příslušný facility manažer je schopen spravovat a řídit/dohlížet na finance spojené s FM smlouvami.
  • Příslušný facility manažer je schopen spravovat zadávání veřejných zakázek a zúčtování postupů.
  1. Lidské faktory
  • Příslušný facility manažer je schopen navrhnout a zavést postupy, které podporují výkon a cíle celé organizace.
  • Příslušný facility manažer je schopen navrhnout a zavést postupy, které podporují výkon nemovitostí, zařízení a vybavení organizace.
  1. Vedení a strategie
  • Příslušný facility manažer je schopen vést objekty (nemovitosti) organizace.
  • Příslušný facility manažer je schopen zajistit jemu příslušející vedení tak, aby bylo zajištěn chod celé organizace.
  • Příslušný facility manažer je schopen strategicky plánovat podporu organizace.
  1. Provoz a údržba
  • Příslušný facility manažer je schopen posoudit stav nemovitostí a zařízení.
  • Příslušný facility manažer je schopen řídit/dohlížet na provoz nemovitostí, zařízení a činnosti údržby.
  • Příslušný facility manažer je schopen řídit/dohlížet zajištění FM služeb (např. parkování, úklidové služby, stravovací služby, recepce, řízení helpdesku, bezpečnosti a ochrany a dalších FM služeb).
  • Příslušný facility manažer je schopen řídit/dohlížet na proces uzavírání smluv na údržbu a ostatní FM služby.
  • Příslušný facility manažer je schopen vyvinout, doporučit a řídit/dohlížet na provozní požadavky plánování interní pohody (řízení teploty, osvětlení, náhradní vybavení a tak dále).
  1. Project management
  • Příslušný facility manažer je schopen plánovat projekty.
  • Příslušný facility manažer je schopen řídit/dohlížet na zajištění projektů.
  • Příslušný facility manažer je schopen vyhodnocovat ukončené projekty a doporučit další rozvoj a opatření.
  1. Kvalita
  • Příslušný facility manažer je schopen rozvíjet a řídit/dohlížet na vytváření a používání standardů a norem pro příslušné nemovitosti a zařízení v organizaci.
  • Příslušný facility manažer je schopen měřit kvalitu poskytovaných služeb.
  • Příslušný facility manažer je schopen řídit/dohlížet na zlepšení pracovních procesů.
  • Příslušný facility manažer je schopen zajistit a kontrolovat soulad s nařízeními předpisů, politik a norem.
  1. Nemovitosti a jejich správa
  • Příslušný facility manažer je schopen vyvinout a implementovat hlavní plán správy a užití nemovitostí.
  • Příslušný facility manažer je schopen řídit/dohlížet na správu nemovitostí a majetku.
  1. Technologie
  • Příslušný facility manažer je schopen plánovat, řídit a spravovat / dohlížet na FM zajištění obchodních a provozních technologií.

Z výčtu kompetencí je patrné, že facility manažer je řídící pozice na strategické úrovni organizace (částečně i taktické), který vedení společnosti garantuje vysokou úroveň zajištění „zázemí“. Díky tomu umožňuje organizaci dosáhnout vyšší produktivitu a tím i významnější zisky a pozici na trhu. Pokud však facility manažer má pouze provozní kompetence, pak toto není schopen zajistit a doopravdy se může soustředit pouze na minimalizaci nákladů, což je dnes bohužel velice obvyklý trend. Ve vyspělých zemích jsou facility manažeři zařazováni do představenstev společností, což vyvolalo potřebu nalézt příslušnou zkratku pozice, kterou je CWO (Chief Workplace Officers).

 

 

Kde nalézt kvalitního facility manažera v ČR?

Jak již bylo výše uvedeno, v ČR neexistuje ucelená výuka na našich univerzitách. Zájemce o FM tak může vystudovat tento obor v zahraničí (ve většině vyspělých zemí již tento obor běžně vyučují), nebo se musí „doškolit“ vlastními silami. Pokud hledají facility manažera jednotlivé organizace (nyní se zaměřujeme zejména na klientské, tj. odběratelské), pak si musí svého stávajícího správce majetku, administrativního manažera či jiného manažera služeb „přeškolit“ na facility manažera. Od roku 2008 již probíhá rekvalifikační vzdělávání manažerů v oboru facility management akreditované MŠMT, ve kterém bylo do roku 2020 certifikováno přes 450 odborníků. Potěšitelné je, že původní skladba posluchačů byla převážně z FM poskytovatelských (tj. dodavatelských) firem, v současnosti mezi posluchači výrazně převažují pracovníci odběratelských (klientských) organizací. Bohužel je mezi posluchači mizivé procento pracovníků ve veřejné a státní sféře. Bližší informace o rekvalifikaci naleznete na stránkách společnosti FM Institute, respektive přímo na stránkách nabízejících nejbližší rekvalifikační kurzy.

[1] ČSN EN 15221 – Facility management (část 1–7, dnes platné části 3–7), od roku 2008

[2] ČSN EN ISO 41000 – Systém řízení facility managementu (současně platné 4 části jsou stále doplňovány), od roku 2017

Abstrakt

Facility management existuje jako samostatný obor již od 70. let minulého století. Do Evropy se dostal koncem minulého století a v České republice můžeme jeho příchod datovat vznikem pobočky mezinárodní asociace IFMA v roce 2000. Dodnes však odborná i laická veřejnost tento obor přehlížejí. Otázka je proč a jak tento trend změnit?

 ÚVOD

V počátcích historie existence facility managementu v České republice (dále i FM) byl obsah oboru značně užší, než ho vnímáme dnes. FM byl pojímán jako správa budov, v lepším případě jako správa majetku. Objektem zájmu FM byla nemovitost (budova nebo pozemek) a základním úkolem byla údržba a provoz. FM se proto zajímal o oblast údržby staveb a technologií, o úklidy a ostrahu, občas o správu energií a zdrojů. Ostatní oblasti FM v té době nevnímal.

Rozvoj FM

Původní vnímání oboru, které zapříčinilo pohled na obor jako na čistě provozně technickou operativu a tím i tlak na čisté úspory, se postupně začal měnit s přípravou a zaváděním standardu EN 15221. Tato první evropská norma facility managementu již pojímala obor holisticky jako systém integrovaného řízení komplexu podpůrných služeb v organizacích. Tím se otevřela cesta pro tzv. „měkké služby“, které v pojetí „majetku“ nebylo kam zařadit. EN 15221 byla ještě zaměřena zejména na třídění, popisy a takticko-provozní úroveň řízení, to se však zásadně změnilo uvedením celosvětové normy ISO 41000, která již klade důraz na skutečný komplexní systém řízení od strategické fáze přípravy a zavádění FM do organizace. To sice bylo obsaženo i v původní EN 15221, avšak nebylo to tak jednoznačně vyprofilováno jako v ISO 41000. Uvedením globální ISO normy se završila „inicializační fáze“ vzniku oboru facility management.

Jak naše společnost přijala facility management?

 V původní fázi (počátkem tohoto století) byl facility management zcela neznámým pojmem. Činnost facility manažerů byla spojována se „správci budov“ a jako taková byla zcela přehlížená. Správci byli technicko-hospodářští pracovníci, v našem případě více techničtí než ekonomičtí. Jejich úkolem bylo opravovat rozbitá zařízení a drobné stavební poruchy, zajistit úklid a odečítat spotřeby energií. Pro vedení organizací se jedná o nejnižší složku, kterou vlastně ani nevnímá. Obdobně proto vnímalo i obor facility management, tzn. tento obor pro ně neexistoval. V této době nemusíme rozlišovat ani veřejný a soukromý sektor, protože v obou oblastech byl přístup identický.

Koncem prvního desetiletí tohoto století však začal „tlak“ nadnárodních společností, které facility management již měly implementován ve svých organizačních strukturách a jejich pobočky v naší zemi FM postrádaly. HR manažeři se často snažili najmout odborníky pro svoje lokální pobočky, avšak žádná vysoká škola obor nevyučovala (až na jednotlivé předměty toto platí dodnes). Ani jiná forma vzdělávání až do roku 2008 u nás neexistovala. V tomto roce byli proškoleni první certifikovaní manažeři v oboru facility management v akreditovaném rekvalifikačním kurzu FM Institute (v prvních třech letech ještě pod společností Hein Consulting). Tato rekvalifikace již zakládala svoji odbornost na nově implementované EN 15221, později inovované globální normou ISO 41000. Kurz je určen odborníkům z praxe, avšak občas si rekvalifikací prošli i čerství absolventi ČVUT FSv. Tak se i v ČR začali objevovat odborníci s alespoň základní znalostí o oboru.

Ani vznik a působení rekvalifikačního kurzu (k dnešku je v ČR rekvalifikováno bezmála 450 manažerů v oboru facility management) však nepomohl zvrátit původní představu o oboru facility management. Pro laickou veřejnost je FM pouze nápis na autech, která občas potkají, pro většinu odborné veřejnosti je pak FM oborem „správy budov“. Dodnes se nepodařilo změnit vnímání tohoto oboru z technického na „řídící“ obor. Navíc se těžiště FM přesunulo z oblasti správy majetku na oblast řízení širšího portfolia podpůrných služeb. Pokud si tyto služby (např. podle EN 15221-4) rozdělíme do dvou hlavních kategorií, pak se jedná o tzv. tvrdé a měkké služby. Dnes již víme, že ony tvrdé služby (služby pro podporu prostor a infrastruktury) jsou základním blokem, který stabilizuje FM a bez jehož kvalitního zajištění FM nemá schopnost fungovat, avšak našimi klienty jsou více vnímány měkké služby (služby pro lidi a organizaci). Právě tyto služby posouvají obor od zaměření na úspory k vnímání přínosu v produktivitě každého jedince v organizaci. Skutečným cílem FM je vytvořit takové podmínky, aby se jedinec, a to na jakékoliv pozici v organizaci, mohl soustředit na svoji hlavní činnost a ostatní podpůrné procesy pro něj zajišťovali profesionálové ve své oblasti, což jsou jednotlivé složky facility managementu. Obrazně řečeno, filtr ve vzduchotechnice musí být vyměněn včas, avšak pracovník v organizaci to vůbec nevnímá (to je onen fundament FM, který musí být perfektně zvládnut). Pokud však pracovníkovi v této organizaci nabídnete příjemnější pracoviště, kvalitnější občerstvení, lépe zorganizované poradní prostory či pohodlnou odpočinkovou zónu, toho si okamžitě všimne, velice pozitivně to přijme a v konečném důsledku mu to umožní pracovat lépe a efektivněji.

 Kde tedy udělal facility manažer chybu?

Pokud jsme si všechno takto vyložili, proč vedení společností nevnímá skutečný přínos facility managementu? Předně je to proto, že to ještě neví. My sami jsme mu to ještě neřekli. Stále se prezentujeme jako špičkoví energetici, technologové, prezentujeme vysoce chytré budovy, které umíme řídit, prezentujeme, jak levněji a efektivněji umíme uklízet, jak levněji ostrážíme jejich majetek a jaksi zapomínáme, že se po našich zádech šplhají jiní, kteří pak slíznou smetanu za nás. Energetickou úsporu převzali odborníci na „udržitelné certifikace budov“, evidenci a organizaci majetku a služeb přebírají odborníci na BIM (viz. termín Building Information Management), optimalizaci a zajištění příjemných pracovišť řeší nové hnutí WellBeeing atd. Přitom všechny tyto oblasti jsou součástí facility managementu a FM profesionálové je umí řešit, a co více, řeší je integrovaně a komplexně a ne pouze vytrženě z konceptu.

Možná, že právě v tom je náš problém. Facility manažeři řeší celý obrovský integrovaný komplex podpůrných služeb a bohužel tím částečně přejímají i některé kompetence tradičních manažerů (například personalistů, ICT, účetních atd.). Komplexnost celého FM většina vedení organizací zatím vůbec nevnímá, někteří dotčení manažeři z jiných oborů se cítí ohroženi (i když to vůbec není pravda, protože FM nabízí spíše pomoc v okrajových oblastech těchto oborů a vůbec nechce přebírat jejich stěžejní kompetence). Dalším důvodem nesnadnosti prosadit se na trhu je dnešní zaměření manažerů na rychlý přínos v co možná nejužší oblasti s minimálním počátečním úsilím. To je přesně to, co je pro facility management nerealizovatelné. Sám to pozoruji ve své osobní praxi konzultanta. Pokud nabídnete technický audit zařízení, pak máte velkou naději zakázku získat. Pokud však přijdete s konceptem opatření, které by zajistilo, aby tyto technologie byly sledovány průběžně, aby spolu s nimi byly jednotně řízeny a postupně rozšiřovány i ostatní FM služby, narazíte na absolutní zeď nezájmu. Předně je vám vysvětleno, že toto vše již v organizaci funguje (i když víte, že nefunguje) a dále vám je vysvětleno, že zatím „nenazrál čas“ toto řešit. Takovéto zakázky jsem skoro vždy získal pouze u organizací, které k tomu byly „přesvědčeny“ mateřskou základnou v zahraničí a velice často jsem byl osloven díky svým zahraničním kontaktům. Lokální organizace toto zatím neřeší vůbec, anebo pouze okrajově.

Chyba je asi v tom, jak se sami prezentujeme, jak svůj obor nabízíme. Chyba je asi i na mé straně, protože předpokládám „osvícený“ pohled managementů organizací, které však nechtějí riskovat „velký neúspěch“ a tak postupují pouze po „malých krůčcích“.

 Jak dál?

Sám už nevím. Přes dvacet let se snažím náš obor prosadit. Velká většina mých kolegů také hledá, jak obor odprezentovat tak, abychom byli alespoň přiměřeně vnímáni. Jedna cesta je postupovat v malých krocích a čekat, až EU bude FM aktivněji prosazovat. To je cesta zbabělosti a ztratíme mnoho času. Druhá cesta je cesta sebeprezentace. V dnešním světě vám nikdo nic zadarmo nedá. Musíme si proto své místo obhájit sami. Měli bychom razit alespoň některá společná tvrzení:

“Samozřejmě vám nalezneme úspory, ale naším cílem je vyšší produktivita vaší/naší organizace.”

“Vaši/naši zaměstnanci si zaslouží, aby pro ně někdo zajišťoval interní služby (aby se staral o jejich drobné provozní problémy). Ušetří jim čas, nervy a potíže a oni pak budou produktivnější.”

“Váš/náš majetek nemůžeme spravovat pouze pomocí e-mailů a excelových tabulek. Na trhu dnes existují vysoce kvalitní programy, které tuto činnost a s ní i řízení mnohých služeb vysoce zefektivní.”

“Příjemné prostředí není výsadou, ale podmínkou pro kvalitnější výkony vašich/našich zaměstnanců.”

“Zajištění BOZP, PO a OŽP není otázka plnění zákonů a nařízení. Je to právo zaměstnance na jeho bezpečí a je nezbytné, aby tyto principy byly automaticky zapracovány i do těch nejdrobnějších procesů a služeb.”

“FM je schopno nejen připravit organizaci na havarijní situace, ale pružně a efektivně na ně reagovat (viz situace COVID-19 a požadované zajištění dezinfekce, sociálních distancí na pracovištích, ochranných prostředků, údržby v době opuštěných prostor, zabezpečení vstupu rizikových osob atd.). Pokud by organizace měla pandemické plány, jarní krize by byla zvládnuta mnohem snadněji. Jak je organizace připravena na povodně, vichřice, extrémní sucho? To vše je možno připravit ve spolupráci s FM, nebo pod patronací našeho oboru.”

Určitě vás napadnou i další argumenty, jak náš obor prosadit. Prosím vás všechny, nenechávejte si je pro sebe. Piště články, atakujte novináře (ti chtějí zejména čísla a přehled hrozeb), komunikujte s úřady (to je ještě zcela „nepolíbená“ oblast). Hlavně nemávněte rukou, že „nějak bylo, nějak bude“. Vždycky nějak bude, ale ať je pro FM líp!

Autor: Ing. Ondřej Štrup, IFMA Fellow

Příspěvek byl původně publikován na 18. vědecko-odborné konferenci „Facility management 2020“ pořádané sdružením SSTP v září 2020 ve Vysokých Tatrách.